Mesyuarat ke 4

TARIKH : 23 MEI 2008
MASA : 9.00 PM
TEMPAT : 8-1, AU 5C/14, LEMBAH KERAMAT ( JUNA’S OFFICE ).

KEHADIRAN :
1. AHMAD BAKHTIAR TAPLIL - PENGERUSI
2. WAN ARJUNA WAN MUSTAFA - TIMB. PENGERUSI
3. ROHANI HJ.ABDUL RAHIM - SETIAUSAHA
4. KU SURIYANI KU YAACOB - BENDAHARI
5. NORHAYATI OMAR
6. GHAZANEE GHAZALEE
7. TAJUDDIN
8. YAHYA AZMUDDIN

TIDAK HADIR :
1. MOHD ROSLI SUFII
2. MOHAMMAD ISMAIL OTHMAN
3. MAH MADRASDI WAN HAMAT
4. DIN ABU BAKAR

Agenda 1 – Ucapan Pengerusi
Saudara Pengerusi mengucapkan salam dan ribuan terima kasih di atas kesudian rakan-rakan yang hadir serta mengucapkan selamat datang kepada sdr Yahaya dan Tajuddin kerana sudi hadir. Tujuan mesyuarat ini diadakan adalah untuk membincang dengan lebih terperinci Majlis Alumni ISB 84/85 terutamanya agenda berikut :

3.1 Pengesahan kehadiran dan pembayaran.
3.2 Aktiviti Alumni Nite
-Buku Cenderamata & Buku kedatangan.
-Door Gift
-Presentation
3.3 Account Statement

Beliau berharap pengesahan kehadiran dapat dibuat sebelum atau pada 31 Mei 2008. Seterusnya beliau membentangkan agenda Bil 4/08, dan meminta AJK menyemak minit yang lepas serta mengesahkan minit tersebut.

Agenda 2- Pengesahan Minit Bil 4/08 :

Timb. Pengerusi memaklumkan bahawa sdr Shukor telah mengendalikan blog untuk ex-student ISB 84/85 iaitu: architecture-utm-8485.blogspot.com. Sdri Norhayati Omar memaklumkan juga bahawa website arkitekno@yahoogroups.com telah di’link’kan dengan blog di atas. Semua AJK menghargai dan mengucapkan ribuan terimakasih di atas usaha dan inisiatif sdr Shukor, kerana walaupun tidak dapat hadir utk “Teh Tarik Session“ tapi masih boleh menyumbangkan sesuatu bagi kemudahan dan maklumat semua ahli. Beliau mengalu-alukan semua ahli di seluruh Malaysia dapat mengikuti perkembangan terkini aktiviti untuk Majlis Makan Malam ISB 84/85.

Terdapat pembetulan ejaan di agenda 3.3 Aktiviti Alumni Nite iaitu perkataan “.....AJK kecik...“ kepada “kecil“

Seterusnya minit mesyuarat Bil 4/08 disahkan dan disokong sebulat suara tanpa bantahan.

Agenda 3-Perbincangan Program :

3.1 PENGESAHAN KEHADIRAN & PEMBAYARAN :

Bendahari telah memaklumkan bahawa semuapembayaran boleh dibuat ke akaun bersama Rohani Abdul Rahim dan Ku Suriyani Ku Yaacob : CIMB-14340000974208. Bayaran RM 50.00 setiap orang.

Bendahari memaklumkan setakat ini seramai 33 orang ahli dan 7 orang pasangan yang telah membuat pembayaran.

Pengerusi memaklumkan bahawa sdr Fauzi dan Zainal Ngat akan hadir ke Majlis Malam Alumni. Selain dari itu, setiausaha mengesahkan kehadiran sdri Azlina bersama pasangan begitu juga sdr Ruslan Abdullah berserta pasangan.

Timb Pengerusi memaklumkan bahawa nama sdr Zaini atau lebih dikenali dengan nama “Rocky“ tercicir dari senarai nama tersebut dan hendaklah dimasukkan.


3.2 Aktiviti Alumni Nite :

Sebagaimana yang pernah dibincangkan sebelum ini terdapat beberapa cadangan untuk malam tersebut seperti berikut :
- Buku Cenderamata
- Door Gift
- Presentation

Semua AJK bersetuju perlu melantik AJK kecil bagi memastikan kelancaran perjalanan kerja-kerja yang perlu dibuat.

a) Buku cenderamata & Kedatangan :

Sdri Norhayati diminta menyediakan buku cenderamata. Di dalam buku cenderamata perlu dimasukkan aturcara majlis, senarai nama dan gambar AJK, senarai nama dan contact semua ahli. Setiausaha dikehendaki ’update’ data-data dan senarai nama ahli. Ini bertujuan untuk mengeratkan silatulahim sesama ahli. Berikut adalah aturcara majlis :

Terdapat pindaan kepada waktu mula acara majlis iaitu dari 7.30 kepada 8.00 malam seperti berikut :

ATURCARA :

8.00 - 8.30mlm : pendaftaran dan ketibaan jemputan.
8.30 mlm : Ucapan aluan oleh M.C ( Sdr Mail & Juna )
8.35 mlm : Ucapan Pengerusi
8.45 mlm : Jamuan makan
8.45 -11.30mlm: Persembahan bermula :
- slide show presented by Ghazanee Dan Rasdi
- ’flute’ by Goh
- Jamming Unpluged by Hisham, Juna
- Karoke session
- Perbincangan ringkas
11.30mlm : Bersurai

Pengerusi dan Timbalan Pengerusi akan mendapatkan maklumbalas daripada ahli yang membuat persembahan.

Untuk design ’cover’ buku cenderamata, AJK sebulat suara memilih warna biru. Walau bagaimanapun ’font’ hendaklah ditukar mengikut font dalam blog. Sdri Norhayati diminta menyediakan draf buku cenderamata. Perlu dimasukkan aturcara majlis, senarai nama serta gambar AJK Malam Alumni ISB 84/85 dan juga senarai nama dan contact semua ahli bagi mengeratkan silatulrahim sesama ahli. Selain dari itu, perlu menyediakan buku sketch sebagai buku kedatangan.

b) Door Gift :

Untuk ”door gift’ Timbalan Pengerusi telah membuat survey, dan harganya melebihi bajet yang dicadangkan. Selain dari itu tempahan perlu dibuat dengan kuantiti yang banyak iaitu melebihi 100.

Walau bagaimanapun bendahari telah membuat survey dan beliau memaklumkan terdapat juga cenderahati yang berupa ’keychain’ dan masih dalam bajet yang ditetapkan termasuk dengan tagging. Untuk tagging adalah seperti berikut :
Malam Alumni ISB 84/85
21 Jun 2008
Kelab Darul Ehsan

c) Presentation :

Timb Pengerusi memaklumkan bahawa terdapat permintaan supaya sesi karaoke diadakan. Sekiranya menggunakan peralatan karaoke dari KDE bayaran RM1000.00 akan dikenakan. Sekiranya peralatan luar digunakan caj sebanyak RM 300.00 akan dikenakan.

Timb Pengerusi akan cuba dapatkan ’quotation’, sekiranya harga sewaan mahal, beliau mencadangkan supaya menyewa dari KDE.

Sdr Goh diminta membuat persembahan dengan tiupan ’flute’.


3.3 Account Statement

Bendahari memaklumkan jumlah yang diterima setakat ini ialah sebanyak RM 2100.00.

Setiausaha memaklumkan telah mengahantar sms no akaun ke semua ahli untuk membuat pembayaran tersebut.

Hal-hal lain :

4.1 Sebagaimana yang sediamaklum lokasi untuk Majlis Makan Malam Alumni ISB 84/85, akan diadakan di Kelab Darul Ehsan ( KDE ) seperti ketentuan berikut :

Tarikh : 21 Jun 2008 bersamaan hari Sabtu.
Masa : 8.00pm hingga 11.30pm.
Venue Hall’ : Dewan Melati.
Dress code : Smart Casual.

4.2 Penyediaan makan minum adalah berbentuk buffet. Majlis makan malam akan diadakan dalam konsep santai.

4.3 AJK bersetuju menggunakan KDE menyediakan ’backdrop’ dan design akan disediakan oleh Timb. Pengerusi dan Sdr Din Abu Bakar.

4.4 Sdri Yati akan cuba mendapatkan penaja bagi ‘Banner’.

4.5 Bagi tugasan penyediaan ‘slide show’ akan dibuat oleh Sdr Ghazanee dan Sdr Rasdi. Buat masa ini beliau masih menunggu bahan-bahan dari mana-mana ahli yang masih menyimpan gambar-gambar tersebut secepat mungkin.

4.6 Timb. Pengerusi akan mendapatkan gambar-gambar dari sdri Helen.

4.7 Timb. Pengerusi memaklumkan Malam Alumni PSUTM akan diadakan pada 5 Julai 2008 bertempat di UTM, Kampus Jalan Semarak. Senarai nama ahli telah diserahkan kepada Sdr Mohd Kamaluddin Adam.

4.8 Senarai semak Kerja-kerja yang perlu dibuat :

a. Buku cenderamata & kedatangan serta ‘Banner’

b. Cenderamata/ Bag/ Borang Maklumat Ahli

c. Backdrop design

d. Karaoke & Backdrop

e. Slide presentation

f. Pendaftaran ( Malam Alumni )

g. Penyambut tetamu ( Malam Alumni )


4.9 Semua AJK diminta hadir untuk persiapan terakhir di KDE, pada 21 Jun ( Sabtu ) jam 3 petang

4.10‘Teh Tarik Session’ Bil 5/08 akan diadakan pada ketentuan seperti berikut :
Tarikh : 10 Jun 2008 ( Selasa )
Masa : 9.00 malam
Tempat : Juna’s Office
8-1,AU 5C/14, Lembah Keramat.

Agenda 5 : Ucapan Penangguhan
Pengerusi sekali lagi mengucapkan ribuan terima kasih kepada yang hadir dan berharap kerja sama semua pihak secara berterusan dalam menjayakan program yang akan dilaksanakan. Mesyuarat ditangguhkan jam 10.30 malam.