Mesyuarat ke 5

TARIKH : 10 JUN 2008
MASA : 9.00 PM
TEMPAT : 8-1, AU 5C/14, LEMBAH KERAMAT ( JUNA’S OFFICE ).


KEHADIRAN :
1. AHMAD BAKHTIAR TAPLIL PENGERUSI
2. WAN ARJUNA WAN MUSTAFA TIMB. PENGERUSI
3. ROHANI HJ.ABDUL RAHIM SETIAUSAHA
4. KU SURIYANI KU YAACOB BENDAHARI
5. GHAZANEE GHAZALEE AJK( CENTRAL REGION )
6. MAH MADRASDI WAN HAMAT AJK ( CENTRAL REGION )
7. ALAMAH MISNI

TIDAK HADIR :
1. MOHD ROSLI SUFII AJK ( CENTRAL REGION )
2. MOHAMMAD ISMAIL OTHMAN
3. DIN ABU BAKAR AJK ( NORTHERN REGION )

Agenda 1 – Ucapan Pengerusi
Saudara Pengerusi mengucapkan salam dan ribuan terima kasih di atas kesudian rakan-rakan yang hadir serta mengucapkan selamat datang kepada sdri Alamah kerana sudi hadir. Beliau juga memaklumkan Majlis Alumni ISB 84/85 hanya tinggal lebih kurang 10 hari sahaja, dan berharap agar segala yang dirancang dapat dilaksanakan sebaik mungkin. Terpulang kepada ahli seterusnya, untuk mengaturkan Majlis yang seumpamanya pada masa akan datang.

Tujuan mesyuarat ini diadakan adalah untuk membincang dengan lebih terperinci Majlis Alumni ISB 84/85 terutamanya agenda berikut :
3.1 Pengesahan kehadiran dan pembayaran.
3.2Aktiviti Alumni Nite
-Buku Cenderamata & Buku kedatangan.
-Door Gift -Presentation
3.3Account Statement

Beliau berharap pengesahan kehadiran dapat dibuat secepat mungkin. Seterusnya beliau membentangkan agenda Bil 4/08, dan meminta AJK menyemak minit yang lepas serta mengesahkan minit tersebut.

Agenda 2- Pengesahan Minit Bil 4/08 :

Timb. Pengerusi memaklumkan bahawa sdr Shukor telah mengendalikan blog untuk ex-student ISB 84/85 iaitu: http://www.architecture-utm-8485.blogspot.com/. Sdri Norhayati Omar memaklumkan juga bahawa website arkitekno@yahoogroups.com telah di’link’kan dengan blog di atas. Semua AJK menghargai dan mengucapkan ribuan terimakasih di atas usaha dan inisiatif sdr Shukor, kerana walaupun tidak dapat hadir utk “Teh Tarik Session“ tapi masih boleh menyumbangkan sesuatu bagi kemudahan dan maklumat semua. Ahli. Beliau mengalu-alukan semua ahli di seluruh Malaysia dapat mengikuti perkembangan terkini aktiviti untuk Majlis Makan Malam ISB 84/85.

Seterusnya minit mesyuarat Bil 4/08 disahkan dan disokong sebulat suara tanpa bantahan.

Agenda 3-Perbincangan Program :

3.1 PENGESAHAN KEHADIRAN & PEMBAYARAN :

Bendahari telah memaklumkan bahawa semua pembayaran boleh dibuat ke akaun bersama Rohani Abdul Rahim dan Ku Suriyani Ku Yaacob : CIMB- 14340000974208. Bayaran RM 50.00 setiap orang.

Bendahari memaklumkan setakat ini seramai 38 orang ahli dan 7 orang pasangan yang telah membuat pembayaran.

Setiausaha memaklumkan pembayaran 50% deposit iaitu sebanyak RM 1250.00 telah dibuat pada 6 Jun 2008. Setiausaha memaklumkan telah memasukkan nama sdr Zaini atau lebih dikenali dengan nama “Rocky“ dalam senarai ahli.

3.2 Aktiviti Alumni Nite :

Sebagaimana yang pernah dibincangkan sebelum ini terdapat beberapa cadangan untuk malam tersebut seperti berikut :
- Buku Cenderamata
- Door Gift
- Presentation

Memandangkan tidak ada AJK kecil yang, Pengerusi berharap semua AJK dapat berkerja sama bagi memastikan kelancaran perjalanan kerja-kerja yang perlu dibuat.

a) Buku cenderamata & Kedatangan :

Sdri Norhayati akan menyediakan buku cenderamata. Di dalam buku cenderamata perlu dimasukkan aturcara majlis, senarai nama dan gambar AJK, senarai nama dan contact semua ahli. Setiausaha dikehendaki ’update’ data-data dan senarai nama ahli. Ini bertujuan untuk mengeratkan silatulahim sesama ahli.

Memandangkan sdri Norhayati tidak dapat hadir, draf untuk buku cenderamata tidak dapat disemak.

Berikut adalah aturcara majlis :

Terdapat pindaan kepada waktu mula acara majlis iaitu dari 7.30 kepada 8.00 malam seperti berikut :
ATURCARA :

8.00 - 8.30mlm : pendaftaran dan ketibaan jemputan.
8.30 mlm : Ucapan aluan oleh M.C ( Sdr Mail & Juna )
- Bacaan Doa oleh Sdr Isa
8.35 mlm : Ucapan Pengerusi
8.45 mlm : Jamuan makan
8.45 -11.30mlm: Persembahan bermula :
- Sesi bergambar ( 9.30-10.00 mlm )
- slide show presented by Ghazanee Dan
Rasdi
- Karoke session
- Perbincangan ringkas
11.30mlm : Bersurai


Untuk design ’cover’ buku cenderamata, telah dipurtuskan design berwarna biru. Selain dari itu, perlu menyediakan buku sketch sebagai buku kedatangan.

b) Door Gift :

Untuk ”door gift’ berikutan dengan bajet yang terhad, AJK sebulat suara, bersetuju dengan cenderahati berupa ’key chain’ yang tertera dengan tagging
Malam Alumni ISB 84/85
21 Jun 2008
Kelab Darul Ehsan
Dan tempahan sebanyak 60 unit telah dibuat dan akan di bawa pada teh tarik session akan datang.

Disamping itu sdr Ghazanee akan membuat salinan cd sebagai kenangan.

c) Presentation :

Memandangkan terdapat permintaan untuk mengadakan sesi Karaoke, setiausaha telah mendapatkan penaja dari orang perseorangan sebanyak RM 800.00. ( caj karaoke dan caj tambahan oleh KDE kerana peralatan luar digunakan ).

Sekiranya ada mana-mana ahli yang ingin membuat persembahan amatlah dialu-alukan.

3.3 Account Statement

Bendahari memaklumkan jumlah yang diterima setakat ini ialah sebanyak RM 2300.00 dari ahli yang telah membuat pengesahan kehadiran dan juga sumbangan dari sdr Zairul dan Pengerusi sendiri sebanyak RM 1000.00. dengan ini jumlah keseluruhan sehingga tarikh 10 Jun 2008 adalah RM 3300.00.

Pada malam tersebut kutipan derma akan dibuat bagi membantu ahli yang memerlukan.

Hal-hal lain :

4.1 Sebagaimana yang sediamaklum lokasi untuk Majlis Makan Malam Alumni ISB 84/85, akan diadakan di Kelab Darul Ehsan ( KDE ) seperti ketentuan berikut :

Tarikh : 21 Jun 2008 bersamaan hari Sabtu.
Masa : 8.00pm hingga 11.30pm.
Venue Hall : Seroja / Melati ( perubahan tertakluk
kepada kapasiti ).
Dress code : Smart Casual / Batik.

4.2 Penyediaan makan minum adalah berbentuk buffet. Majlis makan malam akan diadakan dalam konsep santai.

4.3 AJK bersetuju KDE menyediakan ’backdrop’.

4.4 Sdr Ghazanee bersetuju menyediakan banner dengan bajet RM 200.00 .

4.5 Bagi tugasan penyediaan ‘slide show’ akan dibuat oleh Sdr Ghazanee dan Sdr Rasdi. Bahan-bahan telah pun diperolehi dan pada ‘teh tarik session’ akan datang beliau akan ‘present’ dan memasuk muzik dan timing untuk persembahan tersebut. Pengerusi akan membawa

4.6 Sdri Helen telahpun menghantar gambar-gambar melalui email Timb Pengerusi.

4.7 Timb. Pengerusi memaklumkan Malam Alumni PSUTM akan diadakan pada 5 Julai 2008 bertempat di UTM, Kampus Jalan Semarak. Senarai nama ahli telah diserahkan kepada Sdr Mohd Kamaluddin Adam. Pengumuman tersebut akan dibuat oleh Timb Pengerusi pada malam Alumni ISB 84/85 nanti, dan beliau berharap semua AJK dapat hadir pada malam tersebut..

4.8 Timb Pengerusi dan Sdr Fauzi Abd Rahman akan menajai untuk jurugambar sebanyak RM 500.00 ( gambar dan video )

4.9 Setiausaha telah mendapatkan wakil media ( Sinar Harian & Metro ) untuk liputan malam tersebut.

4.8 Senarai semak Kerja-kerja yang perlu dibuat :

a. Buku cenderamata & kedatangan

b. Cenderamata/ Bag/ Borang Maklumat Ahli

c. Karaoke, Backdrop & White Screen

d. Slide presentation

e. Pendaftaran ( Malam Alumni )

f. Penyambut tetamu ( Malam Alumni )


4.9 Semua AJK diminta hadir untuk persiapan terakhir di KDE,
pada 21 Jun ( Sabtu ) jam 3 petang

4.10‘Teh Tarik Session’ Bil 5/08 akan diadakan pada ketentuan seperti berikut :

Tarikh : 15 Jun 2008 ( Selasa )
Masa : 9.00 malam
Tempat : Juna’s Office
8-1,AU 5C/14, Lembah Keramat.

Agenda 5 : Ucapan Penangguhan
Pengerusi sekali lagi mengucapkan ribuan terima kasih kepada yang hadir dan berharap kerja sama semua pihak secara berterusan dalam menjayakan program yang akan dilaksanakan.
Mesyuarat ditangguhkan jam 10.30 malam.