MINIT MESYUARAT 2 - (21-3-2009)

ALUMNI ISB 84/85
UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA

Tarikh : 21 Mac 2009
Masa : 3.00 petang
Tempat : Bilik Mesyuarat, 2 Pakis 2, Taman Sri Pulai, Johor Bahru, Johor

Kehadiran :
1. En. Abdul Wahab Basiran (AJK Grafik)
2. En. Kaharuddin Mohamed Sharif (AJK Grafik)
3. Pn. Norhayati Abdul Rahman (AJK Penginapan & Aktiviti)
4. Pn. Ra’alah Mohamad (AJK Penginapan & Aktiviti)
5. Mr. Yap Kern Ling (AJK Sponsor)
6. En. Zairul Hisham Baharudin (AJK Penginapan & Aktiviti)
7. En. Zakaria Mohammad (AJK Grafik)
8. Pn. Zalina Ismail (Pengerusi)
9. En. Zulkifli Aziz (AJK Grafik)


1.0 Pendahuluan

1.1
Pengerusi mengucapkan selamat datang kepada semua ahli AJK zon selatan dan mesyuarat dimulakan dengan pengesahan minit mesyuarat 1 diikuti perbentangan kerja oleh setiap AJK kecil.
- Makluman

1.2
Minit mesyuarat 1 di terima dengan sedikit penambahan/pembetulan seperti berikut:-
Perkara 4.2 (minit mesyuarat 1)
AJK penginapan dan aktiviti - ditambah ahli (Pn. Norhayati Abdul Rahman)
AJk Grafik – ditambah ahli (En. Zulkifli Aziz)
- Makluman

2.0 AJK Penginapan dan Aktiviti

2.1
Pn. Ra’alah membentangkan hasil dari mesyuarat AJK Penginapan dan Aktiviti pada 19/3/09, diputuskan bahawa 2 resort sahaja yang terpilih untuk dianjurkan majlis alumni ISB 84/98 2009 iaitu Pulai Springs Resort dan Sofitel.
- Makluman

2.2
Pemilihan dibuat berdasarkan kriteria berikut:

2.2.1
Bilik Penginapan yang mencukupi untuk seramai 50 – 60 keluarga.
2.2.2
Mempunyai ruang aktiviti dalaman dan luaran yang boleh menampung majlis yang berkonsepkan hari keluarga.
2.2.3
Kemudahan untuk menyokong aktiviti yang dicadangkan – rekreasi, telematch dan majlis makan malam
- Makluman

2.3
Setelah perbandingan terperinci dibuat, Pulai Springs Resort dipilih kerana:
i) Ianya menyediakan 4x makan lebih (4 extra meals) berbanding Sofitel.
ii) Tempat persekitaran yang lebih kondusif.
- Makluman

2.4
Budget awalan untuk majlis alumni berkonsep keluarga di PS adalah seperti berikut:-
i) RM450++/org (3 hari 2 Malam)
ii) RM250++/org (2 hari 1 malam)
- Makluman

2.5
Pihak AJK memilih untuk aturcara 3 hari 2 malam berdasarkan kriteria berikut:
i) ahli yang datang dari jauh dapat beristirehat lebih lama
ii) lebih masa dapat diluangkan untuk beramah mesra
iii) aturcara majlis lebih sempurna
- Makluman

2.6
En. Zairul mengutarakan keperluan untuk diedarkan borang soal selidik bagi menentukan perkara-perkara berikut:

i) Samada alumni untuk ahli sahaja atau beserta keluarga
ii) Bulan/masa yang sesuai untuk diadakan majlis alumni.
iii) Tempoh majlis diadakan samada 3 hari 2 malam atau 2 hari 1 malam
iv) Kehadiran ahli samada berminat atau tidak.
- AJK penginapan/Aktiviti (Pn. Ra’alah)

2.7
En. Kaharuddin mencadangkan agar perkara-perkara berikut dapat diperhatikan untuk mengurangkan kos perbelanjaan:-
i) Tinggal di luar Resort (Cuma guna kemudahan yang disediakan – ruang, telematch, makan)
i)Makan disediakan oleh pihak luar seperti catering dewan alumni UTM
- AJK penginapan/Aktiviti

2.8
Pn. Zalina mencadangkan agar ‘cut cost exercise’ dapat dijalankan bagi semua AJK serta kemudahan yang ditawarkan oleh pihak Resort dapat disenaraikan dalam borang soal selidik.
- AJK penginapan/Aktiviti

2.9
En. Zairul akan membuat senarai nama ahli alumni mengikut zon bagi tujuan pemantauan penyampaian maklumat dan sebagainya.
- Setiausaha (En. Zairul)

3.0 AJK Sponsor

3.1
Mr. Yap menyatakan bahawa nama-nama ahli korporat serta yang memegang jawatan dalam badan kerajaan beserta dengan jawatan masing-masing adalah diperlukan bagi menunjukkan kekuatan ahli alumni kepada sponsor/penderma yang berpotensi.
- Setiausaha (En. Zairul)

3.2
Antara matlamat yang perlu dicapai bagi pihak sponsor adalah untuk menampung perbelanjaan seperti berikut:
i) Cenderahati ‘doorgift’ bagi ahli dan anak-anak.
ii) Penyediaan bas ke UTM (5 bas)
iii) Penajaan makan malam serta cenderahati bagi pensyarah yang dijemput (10 x)
iv) Perbelanjaan bagi penyediaan banner, bunting, buku cenderahati serta
v) Hadiah telematch (21 x) AJK Sponsor (Mr. Yap)

4.0 AJK Grafik

4.1
Logo – En Zulkifli, En. Zakaria, En. Kaharuddin dan En. Wahab dari Pihak AJK grafik mempersembahkan 6 ’board’ persembahan bersaiz A3 untuk logo alumni ’jubilee Perak 25 tahun’. Mesyuarat telah memilih 1 rekabentuk (perlu diperbaiki lagi) dan mengucapkan terima kasih kepada pereka logo yang lainnya.
- AJK Grafik (En. Zakaria)

4.2
Tema/motto – Ahli-ahli AJK diperlukan untuk mencadangkan `motto/tema’ jika ada.
- Semua Ahli

4.3
Letterhead - Cadangan logo terpilih yang telah dibaiki perlu di email kepada AJK alumni 84/85 tahun 2009 secepat mungkin bagi persetujuan supaya ianya boleh digunakan dalam letterhead.
- AJK Grafik

4.4
Banner – sebanyak 2 nos. Banner diperlukan bersaiz (satu darinya untuk dijadikan `backdrop’ 20’ x 8’ majlis makan malam).
- AJK Grafik

4.5
Bunting – En. Zakaria mencadangkan 10 nos. Bunting diperlukan untuk diletakkan di tiang lampu. Pn. Norhayati menyarankan bahawa kelulusan Majlis diperlukan bagi meletakkan bunting di tiang-tiang elektrik. Kemungkinan ianya digunakan di jalan dalam Pulai Springs sahaja.
- AJK Grafik

4.6
Kad Jemputan – hanya 10 nos. Diperlukan bagi menjemput Pensyarah.
- AJK Grafik

4.7
Buku cenderahati – ianya akan memuatkan agenda, gambar-gambar ahli serta penaja.
- AJK Grafik

4.8
`Door gift’ – ianya berupa letter opener beserta business card holder dan pensil faber castell. Pensyarah jemputan juga menerima cenderahati yang sama dengan bungkusan yang lebih menarik (10 nos.)
- AJK Grafik

4.9
Cenderahati anak-anak – masih di dalam perhatian untuk cadangan yang bernas. Mungkin perlu diklasifikasi mengikut katagori umur.
- Semua Ahli

4.10
Tag nama untuk anak-anak ahli – diperlukan bagi mengenali mereka. Nama ahli alumni di atas diikuti nama anak-anak tersebut.
- AJK Grafik

5.0 Perkara-perkara berbangkit

5.1
`Budget’ atau perbelanjaan yang selesa bagi ahli alumni dicadangkan untuk dimuatkan ke dalam borang soal selidik.
- Setiausaha (En. Zairul)

5.2
Pn. Ra’alah mencadangkan agar kutipan derma diadakan bagi membantu golongan yang memerlukan. Contohnya untuk keluarga Allahyarham En Rajeh.
-Makluman

6.0 Penutup

Mesyuarat ditangguhkan pada jam 5.30 petang.
Mesyuarat seterusnya akan diadakan pada tarikh 19 April 2009 (Ahad) jam 10 pagi di Bilik Mesyuarat, No 2 Jalan Pakis 2, Taman Sri Pulai, Johor Bahru.
Pengerusi akan memaklumkan sekiranya terdapat sebarang perubahan.
- Makluman

Disediakan oleh :
Pn. Zalina Ismail

Disahkan oleh:
En. Zairul Hisham Baharudin & Pn. Ra’alah Mohamad